Administrador de Operaciones
Allentown
Administrador de Operaciones
Tiempo completo • Allentown
Planificación territorial / Ingeniería civil / Arquitectura
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Descripción
El Administrador de Operaciones es un papel central responsable de mantener el funcionamiento fluido de las operaciones comerciales de la empresa, proporcionando apoyo directo a la dirección de la firma. Este puesto se sitúa en la intersección del apoyo ejecutivo, las operaciones de oficina y la administración de recursos humanos, sirviendo como la columna vertebral operativa que permite a los ingenieros, planificadores y arquitectos de la firma centrarse en el trabajo con los clientes y la entrega de proyectos.
Este es un puesto práctico que requiere iniciativa, discreción y la capacidad de gestionar múltiples prioridades en diferentes áreas funcionales simultáneamente. El candidato seleccionado combina sólidas habilidades organizativas con una mentalidad colaborativa y orientada al servicio: la fiabilidad, el profesionalismo y un interés genuino en el éxito de la empresa son esenciales.
Responsabilidades clave
- Proporcionar apoyo administrativo directo a los principales y al personal de la firma, incluyendo la gestión del calendario y la coordinación de reuniones
- Preparar, formatear y corregir la correspondencia profesional, informes, propuestas y materiales de presentación
- Gestionar las comunicaciones entrantes y mantener sistemas organizados de archivo para contratos, registros, seguros y archivos corporativos
- Ayuda con la incorporación y salida de nuevos empleados: papeleo para nuevos empleados, configuración de puestos de trabajo, orientación y documentación de salida
- Gestionar las renovaciones de licencias profesionales y los requisitos de formación continua para ingenieros titulados y arquitectos titulados
- Gestionar el material de oficina, el equipamiento y las relaciones con proveedores; coordinar las necesidades de TI y mantenimiento del edificio con los responsables internos
- Gestionar informes de gastos, conciliación de tarjetas de crédito, suscripciones a empresas, licencias de software y renovaciones de membresía
Requisitos
- 3–7+ años en administración de oficina, contabilidad o soporte operativo, preferiblemente en un entorno de servicios profesionales o AEC
- Título de asociado o grado en administración de empresas, contabilidad, gestión de oficinas o un campo relacionado
- Fuerte dominio de la suite Microsoft Office, incluyendo habilidades avanzadas en Excel para informes y seguimiento
- Familiaridad con la administración de beneficios, herramientas HRIS, gestión documental y almacenamiento de archivos en la nube
- Organización excepcional y atención al detalle, con discreción en el manejo de información financiera y de personal sensible
- Autodirigida y proactiva — capaz de anticipar necesidades y gestionar múltiples prioridades simultáneas sin dirección
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal: capacidad para producir correspondencia, informes y resúmenes financieros claros y profesionales para audiencias internas y externas.
- Discreción y confidencialidad — este puesto gestiona información financiera, de personal y empresarial sensible. La fiabilidad absoluta no es negociable.
Beneficios
- Salario competitivo
- Acuerdos de trabajo flexibles
- Seguro médico, dental y de visión
- 401(k) con aportación del empleador
- PTO generoso + baja parental remunerada
- Horas extra pagadas
- Formación y desarrollo
- Reembolso de kilometraje
- Portátil de la empresa con acceso remoto
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